Come rendere la tua organizzazione veloce e agile come un team di Formula 1

Sette lezioni di progettazione dell'organizzazione che aumentano le prestazioni

Foto di Red Bull Racing

È una calda domenica pomeriggio a Monaco e tu sei Daniel Ricciardo. Hai appena vinto il leggendario Gran Premio di Monaco e stai ascoltando l'inno nazionale sul podio. A metà gara, il tuo motore ha perso una notevole quantità di potenza, quindi hai dovuto lottare fino alla fine per mantenere la tua posizione. Le tue ginocchia tremano ancora per l'adrenalina e ti senti sollevato ed euforico.

Festeggia spruzzando champagne e bevendolo dalla tua scarpa. Puoi persino convincere il Principe Alberto e sua moglie Charlene a bere con te sul podio. Nel frattempo, non puoi smettere di pensare a dove organizzare la festa. Il tuo yacht sarà abbastanza grande? O dovremmo affittare il casinò?

Foto di Red Bull Racing

Tuttavia, c'è qualcosa di più importante da completare prima di continuare la baldoria: il debriefing della gara con gli ingegneri.

Si entra nella stanza in cui quasi 60 persone hanno preso il loro posto dietro i loro laptop, pronti a passare attraverso tutti i dettagli. Come erano le gomme? Come ha funzionato il motore? Come è stata la strategia di gara? Nello stabilimento nel Regno Unito, altri 45 ingegneri partecipano alla riunione da remoto. Durante la gara hanno monitorato ed elaborato i dati provenienti da dozzine di sensori sulla vettura, consentendo loro di consigliare decisioni strategiche in tempo reale.

Foto di Red Bull Racing

Il debriefing post gara richiede quasi due ore (più a lungo della gara effettiva). È solo uno dei 50 incontri in un tipico weekend di gara incentrato sulla revisione, l'apprendimento e il miglioramento. I team di Formula 1 sanno che questa attenzione al miglioramento continuo è l'unico modo per tenere il passo con la forte concorrenza.

Nel corso di nove mesi, dieci squadre, 20 piloti competono durante 21 gare in tutto il mondo. Anche se i riflettori puntano spesso sui piloti delle superstar, è ciò che accade dietro le quinte che consente ai team di Formula 1 di massimizzare l'agilità e l'innovazione nella ricerca del successo.

Di recente ho avuto l'opportunità di dare un'occhiata dietro le quinte di questo sport unico e ho trovato molte pratiche che possono essere applicate in qualsiasi organizzazione.

Coinvolgi tutti

Il giorno dopo la gara, Ricciardo vola in fabbrica per festeggiare con i suoi colleghi. Durante il lunedì mattina l'incontro a mani libere si adattava a malapena alla stanza, poiché quasi 800 persone erano coinvolte nella creazione dell'auto e nel rendere possibile la vittoria di Ricciardo. Il direttore di gara parla di ciò che è accaduto durante la gara e sottolinea le priorità per la gara successiva. Un ingegnere chiede: "Durante la gara abbiamo avuto un problema con il generatore di motore, quali team dovrebbero lavorare insieme per risolvere questo problema prima della nostra prossima gara in Canada?"

Foto di Red Bull Racing

Questo non è un tipico "briefing di gestione" unidirezionale in cui il CEO informa i suoi top manager cosa fare. In questa sessione, tutti sono coinvolti, l'input di tutti è valutato e tutte le domande hanno una risposta.

Chiarezza di scopo

I team di Formula 1 hanno un obiettivo chiaro: vincere gare e campionati. Dopo ogni gara, tutti sanno se si stanno muovendo nella giusta direzione e tutti sanno come il loro lavoro quotidiano contribuisce al successo complessivo dell'organizzazione. Informazioni come questa non si limitano alla sala riunioni come in molte organizzazioni.

Come ingegnere, sei a conoscenza del quadro generale e sai cosa questo significa per le tue priorità quotidiane. Dato che disponi delle informazioni e dell'esperienza di cui ti fidi per prendere la maggior parte delle decisioni che devi affrontare in una giornata tipo.

Una semplice domanda funge da guida: "Farà andare la macchina più veloce?"

No tempo da perdere

Proprio come nella maggior parte delle organizzazioni, i team di Formula 1 hanno dipartimenti diversi che devono lavorare insieme per creare il prodotto finale. Per garantire un'efficace collaborazione interfunzionale, i leader di questi sotto-gruppi si incontrano due volte al giorno per una rapida riunione di stand-up per parlare di progressi e dipendenze. La comunicazione è preferibilmente faccia a faccia.

Invece di perdere tempo a capire cosa sta succedendo, cosa è importante e chi può prendere quali decisioni, i team di Formula 1 hanno una grande chiarezza organizzativa che consente velocità e agilità. Immagina se in un team di Formula 1 qualcuno avesse bisogno di presentare un mazzo PowerPoint di dieci pagine per chiedere la decisione di un team di gestione superiore, con tre settimane di anticipo. Non sarebbe mai successo. Semplicemente non possono permettersi di perdere tempo con la burocrazia.

Rapida innovazione basata sui dati

Non c'è molto tempo tra le gare (di solito due settimane ma a volte solo sette giorni). In entrambi i casi, i miglioramenti alla vettura devono essere sviluppati, testati e implementati in tempo per la gara successiva. Torniamo a ciò che accade in un tipico lunedì dopo una gara. Gli ingegneri analizzano i 400 GB di dati di gara e iniziano a progettare parti nuove e migliorate, alcune delle quali sono stampate in 3D durante la notte. Martedì vengono testati nella galleria del vento e le migliori innovazioni vengono selezionate per essere prodotte in fibra di carbonio mercoledì. Giovedì, le parti finali vengono spedite al prossimo circuito di gara dove saranno imbullonate sulla macchina per la prima prova di venerdì mattina.

Ogni settimana i team apportano circa 1.000 modifiche per migliorare le prestazioni della vettura. Le auto sono come un prototipo di guida - non sono mai nella stessa configurazione. Tutto è aperto alle regolazioni e alle modifiche in base alle prestazioni della vettura (anche durante la gara). Inoltre, queste innovazioni si basano sui dati, non sull'opinione della persona più pagata.

Illustrazione di Giorgio Piola su Formula1.com

Entro la fine della stagione, grazie a questa rapida iterazione e innovazione, le auto diventano in media due secondi (!) Al giro più veloci. Quando qualcuno porta un'innovazione radicale nel circuito, altri team lo vedono e spesso cercheranno di copiarlo. In questo ambiente spietato, il team con il ciclo di apprendimento-misura-apprendimento più breve rimane all'avanguardia.

Impara dal fallimento

È il giorno della gara in Bahrain e Kimi Räikkönen guida nella pit-lane. Circa 20 meccanici lavorano contemporaneamente per cambiare tutte e quattro le gomme in poco più di due secondi. Nel momento in cui vengono montate le nuove gomme, la luce di Kimi diventa verde e preme l'acceleratore per allontanarsi. Ma questa volta qualcosa è andato terribilmente storto. La sua auto colpisce un meccanico, rompendosi una gamba. Kimi ferma la macchina e vede il suo meccanico steso a terra in un dolore angosciante. Durante il pit-stop, anche se ha ricevuto il semaforo verde, la sua gomma posteriore sinistra non è riuscita a staccarsi.

Foto di Sutton Images

La gara di Kimi è finita. Segna zero punti. Dal momento che ci sono solo 21 gare nella stagione, si potrebbe dire che il 5% della sua stagione è stato distrutto a causa di questo incidente. Il meccanico responsabile di questo errore viene licenziato? Assolutamente no. Immagina se ciò accadesse a un dipendente della tua organizzazione. Che cosa accadrebbe se l'errore di una persona causasse la perdita del 5% delle entrate di un anno?

I team di Formula 1 comprendono che raramente si tratta di un errore di una persona. E che è meglio imparare da tutti i fattori che sono accaduti durante un incidente, per evitare che accada di nuovo. Si rendono conto che se alle persone non è permesso fare errori, le persone non spingeranno se stesse e le proprie capacità al limite. In uno sport in cui i decimi di secondo contano, le squadre di successo hanno bisogno che tutti si sforzino di migliorare e accelerare in ogni momento.

"Quando hai una cultura della colpa, le persone spendono il 60–90% dello sforzo per coprire ciò che hanno fatto piuttosto che fare qualcosa di positivo e capire il problema, facendo andare la macchina più veloce o rendendo più agevoli le operazioni." - Rob Smedley (Williams F1) nelle prestazioni al limite

Come migliorare la propria organizzazione

In The Ready aiutiamo le organizzazioni a diventare più veloci, più efficaci e più adattabili ai cambiamenti. Abbiamo studiato i principi, le credenze, le pratiche e le regole di alcune delle organizzazioni più performanti. Ecco sette cose che puoi fare per diventare un po 'più simile a un team di Formula 1:

  1. Migliora continuamente la tua organizzazione pianificando tempi ricorrenti per lavorare sull'organizzazione anziché all'interno dell'organizzazione.
  2. Condividi il contesto e migliora il flusso di informazioni attraverso riunioni interattive interattive regolari.
  3. Distribuire autorità e autonomia a singoli e team. Offri alle persone in prima linea le informazioni di cui hanno bisogno per prendere le giuste decisioni, ogni giorno.
  4. Migliora la collaborazione tra i silos creando team interfunzionali efficaci o costruendo forti ponti di comunicazione tra di loro.
  5. Mantieni i processi chiari e le regole semplici. Fidati del tuo personale per fare la cosa giusta e liberarli da regole inutili che sono progettate per prevenire alcuni casi limite.
  6. Ottimizza il ciclo di vita dello sviluppo del prodotto abbreviando i tempi di apprendimento. Lascia che i dati guidino le decisioni.
  7. Crea una cultura senza colpa in cui le persone sono incoraggiate a sperimentare. Prendi una prospettiva di pensiero sui sistemi quando impari dai fallimenti.

I team di Formula 1 non possono permettersi di perdere tempo con la burocrazia. Direi che questo è effettivamente vero per tutte le aziende che vogliono sopravvivere alle mutevoli condizioni del mercato. Quindi pensa a questa domanda: qual è il tuo attuale modo di lavorare che ti costa e puoi permetterti di mantenerlo così com'è?

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Ringraziamenti: grazie a ICT Media e AT&T per avermi invitato alla fabbrica Red Bull Racing. Inoltre, ho imparato molto leggendo il libro Performance at the Limit - altamente raccomandato.

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