Come creare un team di avvio resiliente

TL; DR

  • Pensa attivamente alla costruzione della cultura del tuo team
  • Gestisci le aspettative con i tuoi co-fondatori
  • Fai il check-in ogni giorno per vedere come si sentono i membri del tuo team
  • Sviluppa la cultura del team durante la riunione settimanale
  • Pianifica eventi ricorrenti del team sociale
  • Fai una valutazione personale regolare
  • Effettuare valutazioni dei processi di gruppo
  • Abbraccialo
  • Come startup, hai l'opportunità di creare le tue regole per come fai queste cose.

Hai un'idea, stai trovando un modo per finanziare lo sviluppo del prodotto e costruisci il tuo team. Il tuo unico obiettivo è costruire quel prodotto e soddisfare le esigenze dei clienti. E la tua squadra? Tutti stanno lavorando duro come te? Cosa succede se qualcuno si esaurisce o deve uscire? O qualcuno è molto fastidioso e non riesci proprio a gestirlo?

Sei fragile per i cambiamenti nella squadra all'inizio. Si parla di problemi di squadra, ma non abbastanza. E manca un consiglio pratico. Soprattutto per le prime cinque persone. Ogni persona conta. Questo non è un piccolo problema. In realtà, il 65% di tutte le startup fallisce a causa di quelli che chiamiamo "problemi della gente", qualcosa che Noam Wasserman scrive nel suo libro The Founder Dilemma. Ed essere co-fondatori è molto simile a un matrimonio, senza sesso, ma il 65% è molto più alto del tasso di divorzi!

Una startup è come una montagna russa. Uno dei motivi principali per cui i team falliscono è che non sanno come si comportano i loro co-fondatori o team in condizioni di stress o molto difficili. Pertanto, è necessario disporre di processi in atto in modo che tu e il tuo team siate pronti in caso di difficoltà. Tutte le startup sperimenteranno sfide!

Sono ora al mio terzo viaggio di avvio, co-fondatore e COO di Megacool. La nostra sede è a San Francisco con squadre remote con sede in Messico, Norvegia e Danimarca. In Megacool siamo 3 co-fondatori che hanno vissuto insieme un lungo giro sulle montagne russe negli ultimi due anni e mezzo. I suggerimenti condivisi sono gli insegnamenti dei nostri viaggi di avvio e si concentrano su team fino a 10 persone. Cammineremo attraverso le cose che facciamo per costruire una forte cultura di squadra e come gestire i momenti difficili.

Gestione delle aspettative

Prima inizi a parlare delle aspettative dei fondatori, meglio è. Tuttavia, la maggior parte delle startup con cui parlo non parla di queste cose, e quindi spesso si verifica una discrepanza nelle aspettative. Qualcosa che può essere mortale per le tue giovani aziende. La maggior parte assume che tutto sia allineato. Per aiutarti a iniziare con la gestione delle aspettative, ecco alcune domande che dovresti sederti e discutere insieme ai tuoi co-fondatori. Quando le discuti, assicurati che tutti partecipino e che annoti ciò su cui sei d'accordo.

Ogni squadra è diversa e ha esigenze diverse. Questi sono suggerimenti su dove iniziare:

  • Perché lo facciamo?
  • Cosa posso aspettarmi dal mio team?
  • Cosa può aspettarsi il mio team da me?
  • Cosa ci si aspetta da ogni ruolo?
  • Chi ottiene quale ruolo?
  • Con quale frequenza dovremmo valutare i ruoli e chi è il migliore per ciascun ruolo?
  • Quanto lavoro previsto per ciascun membro del team?
  • Da dove / lavoriamo e come lavoriamo?
  • Cosa succede se lascio l'azienda tra 6 mesi / 1 anno / 2 anni / 4 anni?
  • Per quanto tempo possiamo dare a questa startup il nostro 100% se non ci sono finanziamenti / entrate?
  • Che stipendio mi aspetto?
  • Quali sono i costi coperti dall'azienda e quali sono i costi che dobbiamo coprire individualmente?
  • Come suddividiamo i nostri costi?
  • Come gestiamo le vacanze?
  • Cosa succede se qualcuno ha bisogno di prendersi un lungo periodo di riposo per qualsiasi motivo?

Non si suppone che questa sia una conversazione facile e che non venga eseguita in un'ora. Ma avviare un'azienda è una mania di conversazioni difficili. Abituati! Fai una sessione oggi, poi lascia che tutti riflettano durante la discussione e abbia una scadenza di due settimane dopo per avere tutto per iscritto. Ed è assolutamente bene non essere contenti di tutto, ma "non essere d'accordo e impegnarsi" nella decisione di andare avanti. Questa è una pratica che è stata importante per Jeff Bezos di Amazon e qualcosa che ha condiviso nella loro lettera agli azionisti.

In generale, pensa alla gestione delle aspettative come quando inizi a frequentarti e ti stai chiedendo se hai una relazione o no. Devi avere la conversazione! Quindi inizia a parlare anche con i membri del tuo team.

Check-in (giornaliero)

Il check-in giornaliero è il primo dei nostri programmi che può aiutarti a rilevare i problemi del team su base giornaliera. Si ispira all'incontro stand-up in SCRUM. Effettuiamo il check-in ogni giorno in orari diversi per adattarsi ai diversi fusi orari. Prima di diventare un team distribuito, e per quelli nello stesso ufficio, facciamo check-in giornalieri in piedi in un cerchio. Ogni persona lo dice alla squadra

  • cosa hanno fatto ieri,
  • il loro piano per oggi e
  • affronta eventuali sfide che potrebbero essersi verificate.
  • E ultimo ma anche più importante: come ti senti questa mattina!

L'ultima parte è importante perché ci possono essere ragioni per cui qualcuno non si esibirà quel giorno, a causa del cattivo umore o della testa altrove. Se non sei preparato per questo, la mancanza di prestazioni potrebbe iniziare a creare attrito all'interno del team, poiché ognuno fa le proprie ipotesi sul perché qualcuno non si esibisce. Gli esempi possono essere: mancanza di sonno, problemi a casa o generalmente stressati per qualcosa.

Ad esempio, quando non ci rivolgiamo a come ci sentiamo al mattino e se qualcuno è di cattivo umore, il mio default è pensare di aver fatto qualcosa di sbagliato dal momento che è di cattivo umore. Poi comincio a pensare al passato per cose che possono aver causato questo, "sono il problema?" Tutto ciò richiede tempo e attenzione a ciò che dovrei fare quel giorno. Se avessimo affrontato solo che la persona era stressata dalla mancanza di sonno durante il check-in!

Il check-in si adatta bene al team e, una volta che il team diventa più grande di 10 persone, è necessario dividere il check-in in gruppi più piccoli a seconda di ciò su cui tutti stanno lavorando.

Ora che siamo remoti, scriviamo anche il nostro check-in e check-out in digitale sul nostro canale #checkin su Slack. Questo perché iniziamo in orari diversi a causa della differenza di fuso orario. Il check-in digitale indica come mi sento oggi e su cosa sto lavorando oggi. Il check-out affronta le tue attività che hai potuto svolgere e il motivo per cui non sei riuscito a completare tutto.

Se non hai alcun tipo di check-in durante il giorno in cui puoi avere il polso della tua squadra, ti incoraggio a provarlo!

E come bonus di formaggio, facciamo un cerchio da cinque a fine check-in. Questo ti dà quel calcio in più, mette un sorriso sul viso di tutti e sei pronto a fare il tuo lavoro. E sì, questo dimostra che siamo la squadra più imbarazzante nel nostro spazio di co-working.

Incontro settimanale

Il prossimo è il nostro incontro settimanale del team. Quando eravamo tutti in una posizione, la riunione settimanale del team Megacool si svolgeva ogni venerdì alle 17:00. Di solito c'erano la birra e la cena, fornite dal membro del team responsabile della cucina quella settimana. Ora che siamo distribuiti, la riunione è ogni lunedì alle 8:00 PDT.

Durante l'incontro riassumiamo la settimana, discutiamo più approfonditamente argomenti importanti e prendiamo decisioni insieme. Tutti devono essere preparati e hanno pre-riempito l'agenda con note sul loro lavoro della settimana precedente e le aree di cui dobbiamo discutere. Tutti devono leggerlo prima dell'inizio della riunione e quindi verranno solo evidenziate le note di discussione per la discussione.

Moderatore

Ogni riunione ha un moderatore che è un ruolo che ruotiamo tra ciascun membro del team. Questo per garantire che tutti partecipino e si assumano la responsabilità dell'incontro. Il moderatore si assicura che tutti si preparino alla riunione, spostandola in avanti, facilitando le discussioni e che restiamo entro un'ora.

Sezione culturale

La parte principale della riunione è simile a quella che fanno la maggior parte delle riunioni del team: discutere sullo stato di avanzamento del prodotto e gestire le cose. Dove crediamo che ci sia una buona opportunità per costruire una cultura forte all'inizio è nella nostra sezione cultura. Ciò è stato particolarmente importante per un team distribuito per conoscersi meglio.

Le lezioni importanti apprese dai nostri precedenti viaggi di avvio sono che è facile dimenticare gli elementi su cui si desidera migliorare se non affrontati regolarmente. Ciò aumenta la possibilità di seguire effettivamente ed essere ritenuto responsabile per esso.

Come puoi vedere dallo screenshot della nostra agenda, ogni membro riferisce su ogni parte della sezione cultura. Metterò in evidenza i quattro più importanti per farti ispirare.

Apprendimento / Nuove conoscenze

In generale, siamo tutti bravi nell'apprendimento nel vuoto, la sfida è come condividere l'apprendimento tra il team. Qui cerchiamo di evidenziare l'apprendimento individuale dalla settimana.

Esempi: può essere una metodologia o una tecnologia specifica con cui lavori, API intelligenti, un articolo con preziose informazioni di marketing, hack di vita, ecc.

Sfide / Errore della settimana

Un'altra cosa che vogliamo evidenziare su base settimanale è quali sfide o errori abbiamo riscontrato durante la settimana. Noi di Megacool crediamo fortemente nel fallimento veloce e nell'imparare dai fallimenti e nell'essere umili al riguardo. Qui tutti sono incoraggiati a condividere ciò che è andato storto e cosa farai per evitare di fare lo stesso errore in futuro. È una caratteristica importante per facilitare presto questa abitudine.

Attività / Esercizio

Quando abbiamo avviato Megacool, abbiamo reso attiva una priorità. Non trascurare l'energia e la concentrazione che ottieni sull'attività fisica! Di solito, possiamo correlare il livello di attività con il nostro benessere mentale. Ad esempio, il mio obiettivo è di esercitarmi 4 volte a settimana. Credo che l'energia extra mi renda migliore nel rimanere concentrato sui compiti da svolgere. Affrontare questo settimanale ci aiuta a concentrarci su questo!

divertimento

La parte più importante dell'incontro è il modo in cui finiamo: con le risate. Questo è molto importante in quanto le persone lasceranno l'incontro con un sorriso sul viso e saranno pronte per il fine settimana.

C'è molto prestigio nel fornire il miglior divertimento ed è un ruolo che il moderatore deve prendere molto sul serio.

Ecco un esempio divertente di una settimana precedente:

Fonte GIF: Imgur

La sezione cultura può essere inclusa nell'incontro del team per piccoli team fino a sette persone, ma potrebbe non adattarsi bene da lì. Man mano che il tuo team cresce, ti consigliamo di testare questa sezione all'interno di gruppi più piccoli all'interno della tua azienda. Per riunioni di gruppo più numerose (più di 8 persone), ti consigliamo di ridurre la sezione relativa alla cultura rimuovendo la discussione attraverso tutti i singoli rapporti.

Il mio incoraggiamento per te è identificare quali aree vuoi crescere e trovare importanti per la cultura che vuoi promuovere e affrontarle settimanalmente.

Sociale (mensile)

Gli eventi sociali sono il primo evento ricorrente che ti incoraggio a programmare nel calendario del tuo team. Divertirsi insieme al di fuori del lavoro è estremamente importante per la cultura del team e un luogo in cui costruire fiducia.

Questo è uno dei suggerimenti che sembra sorprendere di più le persone perché si sentono come se stessero già facendo un sacco di cose sociali con il team. Eppure, questo è oggi, poiché le cose stanno andando bene. Ti sto preparando per quei giorni bui, in cui aumenta il tempo tra ogni birra e, più spesso, gli eventi sociali scompaiono. Una volta arrivati ​​i giorni difficili, potresti iniziare a evitarti a vicenda quando è più cruciale per te sorridere tra loro e aiutarci a vicenda a ricordare perché lo fate insieme. Questo è un enorme segnale di avvertimento che qualcosa non va nella tua squadra. Pianificandolo, evitiamo di lasciarlo cadere perché è scomodo per qualche motivo. Gli eventi sociali possono aiutarti a ricominciare a parlare. Potrebbe essere più facile farlo al di fuori delle mura dell'ufficio.

I suggerimenti possono essere:

  • Andare a bere qualcosa
  • Giocare
  • Andare a sciare
  • Fare una sauna
  • Stanza di fuga
  • Preparando la cena

Tutto ciò che non è direttamente correlato al lavoro che aiuta tutti a ridere e godersi la reciproca compagnia.

Gli eventi sociali sono anche ottimi per incoraggiare le persone a conoscersi meglio, in particolare quelli che non lavorano direttamente insieme. Questi eventi sono anche un modo efficace per integrare nuovi membri del team. La mia raccomandazione è di organizzare un evento sociale extra la prima settimana di un nuovo noleggio.

E infine: gli eventi sociali non devono costare soldi. Molti dei suggerimenti sopra riportati sono possibili con un budget ridotto!

Per affrontare questo problema, nominare qualcuno come "responsabile per i social" o iscrivere le persone per ogni evento sociale e renderli responsabili della pianificazione. Organizza un evento sociale ogni mese. L'obiettivo è che tutti possano prendere parte e divertirsi insieme.

Valutazione personale (trimestrale)

Il prossimo è la valutazione personale. Questa è la nostra salsa segreta per affrontare i conflitti in Megacool prima che sfuggano di mano.

Quattro volte all'anno ci sediamo insieme e ci diamo un feedback reciproco: due costruttivi e due positivi. Questo ci consente di elogiare ciò che ci piace e apprezziamo l'uno con l'altro, allo stesso tempo quando affrontiamo le aree di miglioramento. Devo anche darmi un feedback. Questo mi permette di riflettere su come diventare un membro del team migliore e provo a rivedere me stesso e le mie prestazioni attraverso gli occhi dei membri del mio team.

Prima di iniziare, tutti ricevono post-it su cui scrivere. Questo per assicurarsi che tutti si preparino per la sessione e non commentare al volo. Quello da iniziare inizierà condividendo i suoi due miglioramenti costruttivi su se stessi, seguito dal positivo. Senza commentare, il resto della squadra si alternerà nel dare feedback. Una volta che tutti hanno dato il loro feedback, il destinatario commenterà il feedback. Alla fine, il destinatario riceverà tutte le note di post-it con commenti da conservare e lavorare per la prossima volta.

Quando facciamo questa sessione, andiamo in un posto comodo e, dopo la sessione, proviamo a fare qualcosa di divertente insieme. Può essere abbastanza travolgente in quanto è uno degli esercizi più difficili, ma gratificanti, che facciamo.

Fare valutazioni personali era qualcosa che avevamo iniziato nella nostra precedente società, Dirtybit, con 8 persone. Ci sono volute circa due ore. Ricordo quanto i miei compagni di squadra fossero sorpresi di tutte le cose positive che i loro colleghi apprezzano di loro! Tutti entravano sempre nelle sessioni stressate e preoccupate e lasciavano la sessione con un grande sorriso! E se fosse la prima volta, direbbero: "Oh, non è stato poi così male!" O "Ho pensato che sarebbe andata molto peggio!"

Questo esercizio richiede che le persone siano aperte agli input e che effettivamente provino a lavorare sui loro "problemi" e allo stesso tempo facciano di più su ciò che gli altri amano di loro. Questo è per le persone che vogliono crescere.

Quando abbiamo iniziato Megacool lo facevamo a settimane alterne. Man mano che la nostra azienda matura, ci siamo stabiliti ogni quattro mesi.

Ti incoraggio a iniziare a fare qualcosa del genere se non disponi già di un sistema per fornire feedback. Ti darà un forum per discutere delle cose difficili su cui vuoi che i tuoi compagni di squadra lavorino. Se non sei sicuro di come i tuoi compagni di squadra risponderanno alla critica, dovresti iniziare a programmarli ogni mese e iniziare con le cose semplici per vedere come reagiscono i tuoi compagni di squadra.

Retrospettiva di squadra (trimestrale)

Quando ho lavorato in Dirtybit, abbiamo lanciato un gioco che si è rivelato fallire. Il giorno prima del lancio, abbiamo deciso di valutare il processo di sviluppo. Questa è stata la prima volta che l'abbiamo valutata. Valutandolo il giorno prima del suo lancio, abbiamo evitato la valutazione in base al risultato, ma piuttosto focalizzato sul processo. Abbiamo usato "Retrospective" come metodo per il processo di valutazione e lo abbiamo trovato così prezioso che stiamo usando il metodo per la maggior parte dei nostri sforzi di valutazione su Megacool oggi.

Quando fai una retrospettiva, ti concentri su:

  • Continua: cosa funziona?
  • Inizio: cosa può essere migliorato la prossima volta / dovremmo iniziare a fare?
  • Stop: cosa non dovremmo assolutamente continuare a fare?

Man mano che la nostra startup si evolve, ora facciamo una retrospettiva per ogni sprint, hackathon e trimestralmente sul processo del team. Per la retrospettiva del team, esaminiamo diversi argomenti e facciamo retrospettive individuali per ognuno. Per Megacool questi sono:

  • Prodotto e processo
  • Amministratore, contabilità, comunicazione, strategia e ufficio
  • Crescita personale e cultura

Questi argomenti sono stati personalizzati per noi e potrebbero non funzionare per te. Quando facciamo questo esercizio, abbiamo bisogno che tutti contribuiscano. Più grande è la squadra, più importante! Ognuno ha due minuti per scrivere le proprie opinioni su ciascun argomento, prima di andare in cerchio per raccogliere input. Quando tutto è elencato, parliamo e concordiamo le azioni appropriate e la responsabilità dei delegati. Dopo ogni sessione, fai un rapido sondaggio per vedere se al tuo team è piaciuto il processo e se qualcosa può migliorarlo.

Ecco un esempio della nostra ultima retrospettiva del team sull'argomento: Prodotto e processo. Come puoi vedere, abbiamo distribuito in modo uniforme commenti su Continua e Avvia, mentre Stop è vuoto. Di solito, ci sono solo alcuni elementi elencati in stop, ma lo troviamo ancora prezioso.

Abbracci di squadra

Un consiglio bonus per tutti coloro che hanno squadre piccole nella stessa posizione. Questo è eccentrico, ma fa miracoli.

Essere co-fondatori è come essere sposati, tranne il sesso. Come in ogni relazione, non dovresti andare a letto senza aver risolto i tuoi problemi. Dato che siamo co-fondatori, non è possibile truccarsi dopo una discussione frustrata, ma invece lo "abbracciamo".

Quindi, abbiamo preso l'abitudine di darci sempre un abbraccio di buonanotte prima di uscire dall'ufficio alla fine della giornata! Dato che non vuoi essere vicino o toccare qualcuno con cui sei molto frustrato, questo ci costringe a parlarne o a riflettere sul fatto che dopo tutto sia un grosso problema. Come ogni relazione, devi scegliere le tue battaglie e abbracciarsi a vicenda ci ricorda perché stiamo facendo ciò che stiamo facendo e perché vogliamo farlo insieme.

Questo è iniziato quando i fondatori hanno condiviso un piccolo appartamento a San Francisco. Ora viviamo separatamente ma abbiamo continuato a farlo mentre uscite dall'ufficio per la notte. Quindi, nel nostro spazio di co-working, tutti ora credono che i norvegesi siano estremamente a loro agio con il contatto fisico e si abbracciano continuamente, cosa che per quelli di voi che sanno che i norvegesi generalmente non sono così!

Queste note si basano su una presentazione che ho tenuto al Slush Founders Day 2016. Voglio ringraziare Andreas Saari per l'opportunità. Grazie a Tiff per aver letto le bozze di questo.

Sto affrontando una sfida di scrittura per pubblicare qualcosa di nuovo ogni giorno per una settimana. Se vuoi leggere le prossime novità, iscriviti qui e controlla cosa scrive la mia sfidante sul suo blog. Puoi anche aiutarmi a capire di cosa scrivere inviando domande nei commenti o su Twitter.

Questa storia è pubblicata in The Startup, la più grande pubblicazione sull'imprenditoria di Medium seguita da oltre 277.050 persone.

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