Come costruire un sistema produttivo con Evernote per fare le cose

Sii più produttivo per goderti una vita senza stress

In un mondo frenetico, è importante prendersi cura del proprio tempo per poter vivere liberamente e senza stress . Ho iniziato a lavorare personalmente sulla mia produttività 10 anni fa, nei miei primi anni di college, al fine di trovare un buon equilibrio tra studio, progetti di club studenteschi e feste ! Ho migliorato e ripetuto il mio processo anno dopo anno, prima offline, poi online con Evernote. Sono solo 4 anni che ho finalmente trovato il mio sistema produttivo perfetto!

Condividerò il mio in questo post e come costruirlo senza perdere 10 anni della tua vita.

Far fare le cose

Getting Things Done è un metodo di gestione del tempo, descritto nel libro con lo stesso titolo dal consulente per la produttività David Allen. Il metodo viene spesso definito GTD.

L'obiettivo di GTD è ridurre lo stress scaricando la mente dalle cose da fare registrandole esternamente.

Prima di conoscere GTD, avevo post-it nei miei banchi, alcune attività nella mia casella di posta elettronica come e-mail non lette e alcune per fare elenchi . Ogni settimana stavo cercando di mettere queste attività in un foglio di carta A4 diviso in 7 colonne, una per ogni giorno. Funzionava più o meno, tranne per il fatto che ogni giorno avevo alcuni compiti rimanenti rispetto al giorno precedente che dovevo spostare in un altro giorno! Inoltre, durante il viaggio ho sempre dovuto tenere questo documento con me per evitare di perderlo!

Un giorno un mio amico mi parlò di The Secret Weapon (TSW). Questo è stato il giorno che mi ha cambiato la vita !

Fonte: https://thesecretweapon.org

GTD è un metodo che può essere fatto con qualsiasi strumento e TSW spiega come usare Evernote per fare le cose! Questo è piuttosto sorprendente.

Ti invito a controllare il sito web ufficiale se vuoi essere un esperto TSW:

Se non hai così tanto tempo a leggere questo post, ti darà abbastanza informazioni per iniziare!

GTD in breve

In realtà non ho mai letto il libro ufficiale GTD. Ho letto solo il manifest TSW e le figure seguenti.

Flusso di lavoro GTD - Fonte: https://www.slideshare.net/su_vijay/workflow-for-getting-things-done

Alcuni dettagli per una migliore comprensione:

  • Le "cose" dovrebbero provenire da qualsiasi fonte: colleghi, amici, e-mail, post, praticamente qualsiasi cosa.
  • Personalmente chiamo compiti fattibili.
  • Compiti brevi (meno di 2 minuti) dovrebbero essere eseguiti direttamente se possibile.

In realtà, puoi smettere di leggere ora e iniziare a fare le cose usando un calendario e un taccuino, ma se continui puoi vedere come farlo con Evernote.

Si noti che con Evernote è possibile gestire l'intero flusso di lavoro (gestione di progetti, attività e raccolta di informazioni) ad eccezione del calendario, personalmente consiglio di utilizzare Google Calendar o un'altra alternativa.

Evernote per una migliore produttività

Evernote è uno strumento per prendere appunti. È fondamentalmente un modo per sostituire i notebook. Si utilizza Evernote per memorizzare testo, suoni, immagini e documenti. Tutto viene salvato nel loro cloud e sincronizzato su tutti i tuoi dispositivi .

Perché Evernote per la produttività

Esistono molte app per prendere appunti come OneNote di Microsoft, Keep di Google o Notes di Apple, ma Evernote è potente principalmente per quattro motivi:

  • Funziona su molte piattaforme (OSX, Windows, Android, iOS, Web) e le note sono sincronizzate su tutti i dispositivi.
  • Ha molte estensioni per il tuo browser (ad esempio per salvare un sito Web su Evernote) e un'API per creare app in cima.
  • Ha un indirizzo email a cui puoi inoltrare le email.
  • Utilizza tag e quaderni, quindi puoi organizzare la tua nota come desideri e creare potenti ricerche salvate.

Capirai più avanti perché questi quattro motivi lo rendono perfetto per la produttività .

Inizia con il tuo sistema produttivo

La prima cosa è installare Evernote sul tuo desktop (e dispositivo mobile), è molto più conveniente della versione web. Quindi crea un account!

Evernote ha due casi d'uso diversi ma potenti. Entrambi miglioreranno la tua produttività.

Caso di primo utilizzo: raccogliere e archiviare informazioni e documenti. Ad esempio, è possibile salvare le fatture e le fatture, i biglietti del treno, la ricevuta dell'hotel, il titolo del film consigliato dai tuoi amici, le tue ricette preferite, i biglietti da visita, i post sul blog da leggere in seguito o qualsiasi documento amministrativo. Non ti preoccupare, puoi metterli in quaderni dedicati, quindi puoi trovarli anche attraverso la ricerca!

Secondo caso d'uso: utilizzandolo per gestire i tuoi compiti, gestire i tuoi progetti!

Vediamo come fare entrambe le cose!

Ricevi la tua e-mail Evernote

Ogni account Evernote ha un indirizzo e-mail, puoi usarlo per trasferire le tue e-mail direttamente su Evernote. Puoi trovare maggiori informazioni qui.

Questo indirizzo assomiglia a questo [email protected] puoi trovarlo, dopo aver effettuato l'accesso, in fondo a questa pagina: https://www.evernote.com/Settings.action

Salva questa email, forse puoi provarci!

Installa i tuoi Notebook

Innanzitutto installiamo i notebook. I taccuini sono come cartelle. In Evernote puoi avere fino a due livelli di notebook (lo stack e il notebook).

Ecco come ho strutturato personalmente i miei notebook per coprire entrambi i casi d'uso (raccolta di informazioni e gestione delle attività):

.
├── Compiti
│ ├── Azione in sospeso
│ └── Completato
├── Studi
│ ├── MOOC
│ └── Università
├── Personale
│ ├── Amministrativo
│ ├── Disegni
│ ├── Email
│ ├── Film
│ ├── Musica
│ ├── Ricette
│ └── Viaggi
├── Professionista
│ ├── Biglietti da visita
│ ├── Imprenditorialità
│ ├── Idee
│ └── Ispirazione
└── Varie

Il blocco note Attività contiene due blocchi note:

  • Azione in sospeso: è possibile aggiungere all'interno di questo blocco note ogni attività da eseguire come nota.
  • Completato: lascerai cadere le attività lì, rappresentate da una nota, una volta fatto.

Poi ho altri 4 quaderni per la raccolta di informazioni:

  • Le informazioni legate ai miei studi e ai MOOC che faccio.
  • Alcune informazioni personali: fatture per garanzie, documenti amministrativi, alcune e-mail, film che mi è stato consigliato di guardare, ...
  • Informazioni professionali: biglietti da visita, post sull'imprenditorialità, ogni volta che ho un'idea la scrivo lì o raccolgo anche ispirazione per il design!

Si noti che è possibile salvare articoli / siti Web molto facilmente con l'estensione Evernote Web Clipper:

L'ultimo blocco note è Misc, è il blocco note predefinito in cui vanno le note (quelli che non hai specificato su nessun blocco note a cui andare o quelli che hai ricevuto dal tuo indirizzo email Evernote).

La creazione di un notebook è piuttosto semplice, in Windows, basta fare clic sul pulsante "+" accanto a "Notebook" ("Carnets de notes" in francese).

Se non ci riesci, consulta questa documentazione.

Imposta i tuoi tag

I tag vengono utilizzati per filtrare le tue informazioni / attività, è molto potente, puoi aggiungere tutti i tag che desideri per nota. Inoltre, puoi creare una gerarchia di tag molto profonda. Per filtri avanzati.

Ecco i tag che uso:

.
├── Cosa
│ ├── Portfolio
│ ├── GitNews
│ ├── Blog
│ └── Studi
├── Quando
│ ├──! Ogni giorno
│ ├── 1-Now
│ ├── 2-Next
│ ├── 3-Soon
│ ├── 4-Later
│ └── 5-Un giorno
├── Dove
│ ├── @home
│ ├── @work
│ └── @università
├── Chi
│ ├── John
│ ├── Didier
│ ├── Aurelie
│ └── Papà
├── Data di completamento
│ ├── # 2018-10
│ ├── # 2018-11
│ ├── # 2018-12
│ └── # 2019-01
└── Compiti specifici
    ├── Leggere
    ├── Guardare
    ├── Ascoltare
    └── Da visitare

I tag più importanti sono quelli all'interno di "Quando", il resto è piuttosto facoltativo:

  • ! Ogni giorno - Per le attività che devono essere eseguite ogni giorno (ad esempio, per gli esercizi mattutini).
  • 1-Now - Per i compiti che devo svolgere oggi.
  • 2-Next— Per i compiti che devo svolgere domani.
  • 3-Soon— Per i compiti che devo svolgere durante questa settimana.
  • 4-Later - Per i compiti che devo svolgere durante questo mese.
  • 5-Un giorno: per i compiti che devo svolgere dopo questo mese (o in qualsiasi momento).

Il periodo di tempo che uso è personale, sentiti libero di adattare quello che più ti si addice! Grazie a questi tag puoi filtrare e vedere le attività che devi svolgere oggi, domani, durante questa settimana o più tardi. Quando devi spostare un'attività da 2-Next a 1-Now dovrai rimuovere il tag e aggiungere l'altro.

Poi ho altri tag che non uso molto spesso:

  • Cosa: per filtrare le attività relative a un progetto specifico.
  • Dove: per filtrare le attività relative a un luogo, ad esempio, quando arrivi a casa, filtrerai quella con i tag 1-Now e @home.
  • Chi: per filtrare le attività che hai a che fare con qualcuno
  • Data di completamento - Per sapere quando hai svolto un'attività specifica, capirai perché in seguito.
  • Compiti specifici: utilizzo questi tag per sapere quali dei "Film", "Libri" o "Musica" raccolti, devo ancora guardare, leggere o ascoltare.

Nota che uso simboli o numeri, è solo per trovarlo più velocemente usando il completamento automatico di Evernote.

Anche la creazione di tag è piuttosto semplice, basta fare clic su "+" accanto a "Tag" (Etiquettes in francese), quindi puoi semplicemente trascinarli e rilasciarli.

Se non ci riesci puoi controllare la documentazione.

Puoi filtrare le note andando nel blocco note che desideri e quindi con il tag che desideri filtrare. È inoltre possibile aggiungere tag aggiuntivi premendo "CTRL" su Windows e "COMANDO" su OSX. Inoltre, è possibile creare query e salvarle utilizzando le ricerche salvate.

Ora siamo pronti !

Usa il tuo sistema produttivo

Ecco alcuni casi d'uso che faccio quotidianamente:

  • Ricevo un'email che mi chiede di compilare il modulo fiscale, lo trasferirò sulla mia e-mail Evernote. Aprirò Evernote e aggiungerò un tag 3-Soon e lo sposterò sul taccuino Action in attesa di non dimenticare di farlo durante la settimana. Dal momento che ogni mattina controllo questo quaderno, non dimenticherò!
  • Sto incontrando il mio amico e mi consiglia di guardare il film First man. Creo quindi una nota che inserisco nel taccuino Film e aggiungo un tag da guardare. Qualche giorno dopo sto cercando un film da guardare, apro Evernote e mostro solo le note con questo tag!

Questi casi d'uso sono piuttosto semplici e si verificano molto spesso, è anche possibile gestire casi d'uso più complessi combinando Chi, Dove, Cosa e Dove. Personalmente non mi è mai successo!

Ora, sai come potenziare la tua vita con Evernote, vediamo come renderlo più semplice usando l'arma super segreta: Kanbanote.

Porta il Kanban su Evernote ️

Come hai potuto leggere fino ad ora, Evernote può fare molte cose, ma può essere fastidioso usarlo quotidianamente andando avanti e indietro tra i filtri tag e le note .

Ecco perché ho deciso di portare la vista Kanban su Evernote creando Kanbanote. Lo uso ogni giorno per gestire i miei compiti ed è una parte importante ed essenziale del mio sistema produttivo. Anzi, lo promuovo perché l'ho costruito e ti incoraggio a costruire il tuo strumento se non ti va bene .

Puoi sempre provarlo, è gratuito: https://www.kanbanote.com

Configura il tuo Kanban

Innanzitutto, accedi a Kanbanote, dovrai semplicemente accedere con il tuo account Evernote e fornire la tua e-mail.

Tieni presente che se hai creato il tuo account Evernote con il tuo account Google, dovrai fare clic su "Crea nuovo account" per poter accedere nuovamente con l'account Google.

Una volta effettuato l'accesso vedrai questa pagina.

Quindi fare clic su "Crea un nuovo elenco" e scegliere un blocco note e / o un filtro. Nel mio caso uso le seguenti liste:

  • Fine: Notebook: completato e tag (facoltativo): # 2019-01 Uso una data di completamento per essere in grado di tenere traccia di quante attività ho svolto ogni mese.
  • To Now Now— Notebook: azione in sospeso e tag: 1-Now.
  • Per fare il prossimo— Notebook: Azione in sospeso e tag: 2-Next.
  • To Soon— Notebook: Azione in sospeso e tag: 3-Soon.
  • Per fare un giorno— Notebook: azione in sospeso e tag: 4-un giorno.

E questo è ciò che otterrai.

Kanbanote mostrerà in ogni elenco le note di Evernote che corrispondono al filtro notebook / tag.

È quindi possibile ripetere l'azione creando nuove schede e altri notebook o altri tag.

Nota che Kanbanote rispetta la tua privacy , nulla viene salvato tranne i titoli delle tue liste e bacheche. Inoltre, al momento sto scrivendo questo post, non è possibile filtrare con molti tag. Questa funzione sarà implementata in futuro.

Gestisci la tua vita quotidiana e i tuoi progetti con Kanbanote

Una volta che le tue bacheche sono pronte, puoi usare Kanbanote per creare, modificare, eliminare e spostare le note con il trascinamento. Non dovrai andare su Evernote per modificare i tag o i blocchi note dei tuoi appunti. È molto semplice e conveniente

Personalmente inizio la giornata controllando i miei compiti e finisco la giornata aggiornando la scheda spostando i compiti in giro! È la mia routine produttiva, funziona molto bene per me. Di solito, trasferisco i compiti su "Fine" non appena sono stati completati, questo mi porta una ricompensa positiva (per il mio cervello) che mi motiva a fare le cose

Aggiungi colore alla tua vita

Puoi anche cambiare il colore della tua nota aggiungendo uno di questi "hashtag" al titolo della nota: #red #blue #green #yellow #purple #grey #orange

Aggiungendo #yellow al titolo, la nota diventa gialla dopo il salvataggio!

Ottieni l'app Web progressiva

Un'app Web progressiva (PWA) è come un'app mobile, ma non è possibile trovarla nello store. Funziona molto bene su Android e non ancora molto bene su iOS. Puoi installarlo usando Chrome, andando su https://www.kanbanote.com, accedi, quindi fai clic sul pulsante del menu (i tre punti) e fai clic su "Aggiungi alla schermata principale". Oppure attendi fino a quando non ricevi il seguente prompt che ti consente di installarlo.

Se vuoi saperne di più su PWA, non esitare a leggere il mio post al riguardo: https://medium.com/learning-lab/how-i-learnt-progressive-web-apps-in-a-month-and- implementato-da-635448ed1330

Automatizza la tua vita

Ora che hai tutto ciò che puoi fare, fai un ulteriore passo automatizzando le attività.

Puoi connettere molte app a Evernote usando:

  • IFTTT o Zapier - Servizi per connettere qualsiasi app a Evernote, ad esempio, puoi creare una nota automaticamente quando qualcuno ti assegna un problema GitHub, oppure puoi creare una nota ogni volta che crei un evento di Google Calendar. Le possibilità sono infinite!
  • Snoozever - Uno script che trasferisce e-mail posticipate da Gmail a Evernote .

Qual è il prossimo?

Ora hai tutto impostato, cosa puoi fare?

Credimi, se hai costruito un sistema adatto a te, sbloccherai necessariamente più tempo libero, il che significa più tempo per:

  • Impara cose nuove
  • Lavora su progetti collaterali
  • Incontra i tuoi amici e familiari ️
  • Esci
  • Viaggia
  • Goditi la vita

Se ti è piaciuto questo post, fai clic un paio di volte sul pulsante clap qui sotto per mostrare il tuo supporto! Inoltre, sentiti libero di commentare e dare qualsiasi tipo di feedback. Non dimenticare di seguirmi!