Come essere produttivi: 10 modi per lavorare realmente in modo più intelligente

Qualche tempo fa ho scritto una e-mail a me stesso con le mie regole personali su come essere produttivi. Distilla tutte le lezioni che ho imparato nel corso degli anni sulla produttività e sul lavoro più intelligente. Quella e-mail serve come costante promemoria quando mi sento improduttivo o le cose non funzionano come dovrebbero.

Ecco i miei 10 comandamenti su come essere produttivi in ​​modo da poter iniziare a lavorare in modo più intelligente anziché più difficile:

Focus n. 1 sui sistemi anziché sugli obiettivi

Ci viene insegnato fin dalla tenera età a perseguire obiettivi: ottenere buoni voti, essere nella squadra di partenza di uno sport, essere promossi nel tuo lavoro. Lavori più duramente che puoi e speriamo di raggiungere il tuo obiettivo.

Tuttavia, la maggior parte degli obiettivi è fuori dal nostro controllo. Abbiamo un controllo limitato per raggiungerlo. Non controlliamo il futuro, le azioni di altre persone, l'economia o l'ambiente, tra molte altre variabili. Ed è esattamente per questo che dovremmo concentrarci sui sistemi piuttosto che sugli obiettivi. In un sistema, ti concentri su tutte le parti che controlli.

"Sistema" è una parola elaborata per "processo ripetibile". Ottenere 500 iscritti nel tuo blog è un obiettivo, scrivere 500 parole al giorno è un processo ripetibile. Correre una maratona è un obiettivo, correre 4 giorni alla settimana per 30 minuti è un processo ripetibile. Perdere dieci chili è un obiettivo, migliorare la tua dieta per mangiare più sano ogni pasto è un sistema.

Sforzo di ricompensa invece di successo: piccoli guadagni composti nel tempo.

E questo ci porta alla bellezza dell'effetto composto ...

# 2 Sfrutta l'effetto composto

“L'interesse composto è l'ottava meraviglia del mondo. Chi lo capisce, se lo guadagna ... chi non ... lo paga. "- Albert Einstein

L'interesse composto è un concetto di finanza ed economia, che si riferisce all'aggiunta di interessi al deposito iniziale principale. È interesse per gli interessi. Supponendo un tasso di crescita del 10% e un deposito iniziale di $ 100, ottieni $ 110 nel primo mese, $ 121 nel secondo e ~ $ 133 nel terzo. I tuoi guadagni continuano a crescere in cima: $ 10 per il primo mese, $ 11 per il secondo e $ 13 per il terzo.

Ma ci sono molte applicazioni per l'effetto composto oltre alla sola finanza. Ha un impatto su quasi tutte le aree della tua vita. Quando ti concentri sullo sviluppo di sistemi e lavori ogni giorno, il tuo lavoro si mescola nel tempo, sviluppando una crescita esponenziale.

Prendiamo la conoscenza come esempio. Se leggi un paio di pagine al giorno, inizierai a creare collegamenti tra i libri e le sue lezioni.

“Leggi 500 pagine come questa ogni giorno. Ecco come funziona la conoscenza. Si accumula, come l'interesse composto. "- Warren Buffett

Se pubblichi presto un paio di post a settimana avrai un catalogo completo di articoli di cui i tuoi lettori potranno godere, aprendo altri modi per trovarti o passare più tempo sul tuo sito web.

Se automatizzi un'attività alla settimana sul posto di lavoro, perdi tempo per concentrarti su attività più importanti che generano risultati. E man mano che ottimizzi le attività, diventi migliore e più veloce nel farlo, poiché puoi utilizzare le tue conoscenze e soluzioni precedenti per nuovi problemi.

Più vantaggi crei, più i tuoi prossimi vantaggi verranno ripagati. L'A1% guadagna composti giornalieri con un aumento di quasi 38 volte nell'arco di un anno.

# 3 Uscita traccia e misura, non input

La terza regola d'oro su come essere produttivi è concentrarsi sull'output, piuttosto che sull'input. Nella regola n. 1, ho affermato che i sistemi sono il modo migliore per progredire poiché premiano lo sforzo e controlliamo tutte le variabili. Tuttavia, dobbiamo avere un senso dell'orientamento in quegli sforzi, per sapere cosa stiamo cercando di realizzare.

Scrivere ogni giorno senza obiettivi è solo pratica. Se vuoi ottenere qualcosa, devi impegnarti in un determinato risultato, come pubblicare un post sul tuo blog settimanalmente. Alla fine della giornata, un sistema è un modo per controllare come ottenere un risultato.

Pensa all'output come al tuo "prodotto finito" e al modo in cui si collega al tuo sistema. Scrivere ogni giorno è un sistema, articoli / libri sono l'output.

Tieni presente che l'output differisce dagli obiettivi poiché controlliamo tutte le variabili. Un obiettivo per il tuo blog potrebbe essere quello di ottenere 500 iscritti in un mese, ma non controlli realmente chi si iscrive. Ad esempio, controlli solo il flusso di nuovi post.

Ottenere una promozione è un obiettivo. Non controlli il tuo capo. Tuttavia, puoi essere così bravo da non poterti ignorare: il tuo obiettivo può essere quello di consegnare dieci progetti nei prossimi tre mesi. Ora controlli tutte le variabili.

Conoscere la differenza tra risultati e obiettivi è la chiave per stabilire obiettivi realistici e raggiungibili. In cambio, raggiungerai la maggior parte dei tuoi obiettivi senza nemmeno provarci.

Ma sapere come lavorare non è abbastanza per essere più produttivi. Devi sapere su cosa focalizzare la tua energia. Il che ci porta in ...

# 4 Live secondo la regola 80/20

Il Principio di Pareto, noto anche come regola 80/20, è uno dei modelli mentali a cui continuo a riferirmi quasi quotidianamente nella mia vita. Afferma:

"L'80% dell'output o dei risultati verrà dal 20% dell'input o dell'azione". Le piccole cose sono quelle che rappresentano la maggior parte dei risultati.

Usa la regola 80/20 per chiederti costantemente se il tuo focus, tempo o denaro è sulle cose che generano la maggior parte dei risultati:

  • Ti stai concentrando sulle attività che portano il massimo output?
  • Passi il tempo su tutti i tuoi clienti allo stesso modo o stai riservando la maggior parte ai migliori clienti che ti portano la maggior parte delle entrate?
  • La maggior parte delle distrazioni proviene da un paio di fonti? Forse il tuo telefono o social media?

Una volta capito cosa funziona esattamente, raddoppia. Per esempio:

La maggior parte degli abbonati della mia comunità di hacking della produttività proviene da un paio di fonti (su oltre 20 canali che ho testato). Applicando la regola 80/20, posso dedicare tutto il mio tempo a ottenere più abbonati da quei canali.

In caso di dubbi, utilizzare la regola 80/20. Ti aiuta a ottenere chiarezza su ciò che è veramente importante e scoprire nuove scoperte.

Eccone uno: l'80% del tuo lavoro è stato svolto nel 20% del tuo tempo. Per la maggior parte delle persone, quel momento è immediatamente dopo il risveglio. Devi approfittare delle prime ore della tua giornata.

# 5 Riserva mattine per Deep Work

La nostra memoria di lavoro, la nostra attenzione e la nostra concentrazione migliorano gradualmente un paio d'ore dopo il risveglio, raggiungendo il picco a circa metà mattina. Questo è il periodo di picco di produttività naturale del nostro cervello.

Approfitta di questo stato programmando il tuo lavoro più importante per questo periodo. Concentrati sull'esecuzione di Deep Work, il che significa che puoi lavorare senza distrazioni per un lungo periodo di tempo.

È possibile utilizzare la tecnica Pomodoro per entrare nello stato di flusso: lavorare per 25 minuti su una singola attività e quindi fare una breve pausa di 5 minuti. Assicurati di fare almeno 3-4 blocchi ogni mattina. Dopo aver imparato 25 minuti di messa a fuoco completa, puoi fare "doppio pomodoros", lavorando per 50 minuti di fila e poi facendo una pausa di dieci minuti.

Di solito comincio le mie mattinate scrivendo 2–3 "double-pomodoros" (sta succedendo proprio ora) e di solito finisco con un nuovo post fatto alla fine. Alcuni di essi li pubblico, altri li salvo per modificarli in seguito, e altri non sono poi così grandiosi e servono come pratica (ricorda: concentrati sul sistema!).

Se hai l'abitudine di eseguire Deep Work al mattino, anche solo per mezz'ora, il tuo lavoro si aggraverà rapidamente nel tempo.

All'inizio, potrebbe essere difficile rimanere concentrati per 25 minuti, ma stai allenando efficacemente il muscolo dell'attenzione. Nel mondo distratto di oggi, questa è un'abilità cruciale da avere. Il che ci porta a ...

# 6 Rimuovi le distrazioni

Essere distratti è, ovviamente, il contrario di descrivere come essere produttivi. Aggiungendo spazi bianchi alla tua vita, rimuovi le distrazioni che ti ostacolano e sposta l'attenzione sul lavoro e su ciò che vuoi fare. Coltivando la necessità di meno si finisce per ottenere di più. Come dice il proverbio: "Pollici per pollice, è un tale gioco da ragazzi. Cantiere per cantiere, è terribilmente difficile. "

Le distrazioni possono essere divise in tre gruppi principali: fisico (cioè possedimenti), intangibile (cioè tecnologia) e persone. Prendi carta e penna ed elenca le distrazioni della tua vita per ognuna di queste tre aree.

Le distrazioni fisiche variano dal disordine alla scrivania o dall'avere troppi vestiti, rendendo più difficile scegliere un vestito al mattino. Se passi troppo tempo a guardare la televisione, la TV stessa è una distrazione.

Le distrazioni immateriali sono notifiche dal tuo telefono o sessioni di navigazione web casuali senza fine. Ma possono anche essere applicazioni e sistemi contorti che richiedono più tempo per la gestione che per il lavoro effettivo.

E, infine, le persone possono essere il collega fastidioso che continua a interrompere il tuo "solo cinque minuti del tuo tempo", o quell'amico che dai sempre più di quello che ricevi. Comunica alle tue condizioni per impostazione predefinita alla comunicazione asincrona, come testo ed e-mail. Prendilo da Elon Musk: “Adoro la posta elettronica. Ove possibile, provo a comunicare in modo asincrono. Sono davvero bravo nell'email. "

Tutto ciò che interrompe il tuo lavoro quando sei nello stato di Deep Work e / o non contribuisce alla vita che vuoi costruire, viene classificato come una distrazione.

Riduci al minimo le distrazioni nella tua vita quotidiana per fare progressi nel lavoro significativo. Non c'è niente di più fastidioso di "essere su un tiro" solo per essere distratti da una notifica di Facebook.

Il passaggio 1 inizia con la consapevolezza delle tue distrazioni. Dopo averlo inchiodato, passa a rimuoverli. Abbandona queste cattive abitudini aggiungendo attrito.

Il primo passo di un'efficace gestione del tempo è eliminare prima dell'ottimizzazione. Semplifica la tua vita. Più rimuovi, più tempo avrai per cose importanti.

E per le cose che non puoi rimuovere, puoi provare ad automatizzarle.

# 7 Automatizza le attività ripetitive

Gli smartphone oggi sono milioni di volte più potenti di tutto il calcolo combinato della NASA nel 1969 quando abbiamo messo un uomo sulla luna. La tecnologia si è evoluta molto rapidamente negli ultimi decenni.

Come essere più produttivi utilizzando la tecnologia? Usalo per automatizzare le attività ripetitive. Inizia elencando tutte le attività che devi svolgere periodicamente ogni settimana. Quindi trova i modi per automatizzarli, utilizzando le app o creando il tuo sistema. Non importa cosa fai, avrai sempre compiti ricorrenti.

Uno comune in molti settori? E-mail. Secondo uno studio della Carleton University, il "tipico" knowledge worker spende un terzo della sua settimana lavorativa per l'elaborazione dell'email. Ho creato un sistema GTD Gmail che ha ridotto il mio tempo dedicato alla gestione della posta elettronica in pochi minuti al giorno. Puoi utilizzare altri trucchi produttivi come l'uso di risposte predefinite per le risposte che continui a scrivere più e più volte (e altri trucchi di Gmail).

Se usi molto fogli di calcolo, Zapier è un buon strumento da usare. Ha migliaia di automazioni che collegano più di mille app.

Anche le piccole automazioni fanno la differenza: crea modelli che puoi riutilizzare per appunti di riunioni stand-up, revisioni individuali e mazzi di presentazioni.

Più automazione significa più tempo per concentrarsi sul lavoro creativo e produttivo.

# 8 Essere guidati dai dati

Sono un grande sostenitore del fatto che dovresti sempre prendere decisioni basate sui dati. In caso contrario, scegli di seguire la tua opinione senza fatti per eseguirne il backup. Jim Barksdale, ex CEO di Netscape, lo ha detto meglio:

"Se disponiamo di dati, esaminiamo i dati. Se tutto ciò che abbiamo sono le nostre opinioni, andiamo con le mie ".

Ed essere guidato dai dati non è solo per le aziende tecnologiche che passano a un nuovo test di atterraggio basato sui risultati dei test AB. Possiamo AB testare la nostra vita e scoprire i risultati e poi adeguarci di conseguenza.

Si inizia mettendo in discussione tutto: penso in questo modo perché è la mia opinione / altre persone lo dicono / è come funziona il mondo o perché l'ho provato?

In # 5, ho raccomandato di prenotare le mattine per eseguire Deep Work. La verità è che questa è l'ora di punta per la maggior parte delle persone. Ma la parola chiave qui è la maggior parte. E se sei un nottambulo e fai di più nel silenzio della notte? O ti accorgi che i tuoi livelli di energia sono sul tetto subito dopo pranzo? L'unico modo per scoprirlo è testare l'assunto.

Ma come si esegue il test? Devi pensare come uno scienziato e seguire i passaggi della ricerca scientifica:

  • Inizia con l'obiettivo finale del tuo esperimento: trova il tuo tempo di massima produttività
  • Ora, elabori un'ipotesi: il mio tempo di picco di produttività va dalle 9 alle 11. La tua ipotesi deve essere verificabile e falsificabile. In altre parole, ci deve essere un modo per testare la tua ipotesi e può essere supportata o respinta sulla base dell'esame dei dati
  • Progetta l'esperimento: per trovare l'ora di punta puoi inserire i dati in un foglio di calcolo su come ritieni che il tuo livello di energia sia compreso tra 1 e 10 ogni ora del giorno per due settimane
  • Ora esegui l'esperimento e raccogli i dati
  • Infine, analizza i dati e trai conclusioni: guarda il tuo foglio di calcolo e calcola i risultati. Alla fine, dovresti essere sicuro delle ore del giorno in cui sei più produttivo

Ecco un paio di altri esperimenti che puoi eseguire nella tua vita personale e vedere come influenza la tua produttività: bere / non bere caffeina, numero di ore di sonno, esercizio fisico durante il giorno e numero di ore lavorate.

Testa, testa, testa e trova ciò che funziona specificamente per te. La crescita viene dal duro lavoro e dalla fortuna. L'iper-crescita viene dai test.

# 9 Delega l'essenziale

Nessuno è il migliore in tutto. Concentrandoti su ciò che fai meglio e delegando il resto, ottimizzi la tua produttività. Delega tutto ciò che non sei di classe mondiale o che qualcuno può fare meglio in una frazione di tempo o di costi.

A meno che non sia necessario sviluppare una nuova abilità, è sempre meglio trovare qualcuno già esperto in qualcosa per completare tale compito.

Per esempio:

Non sono bravo a progettare e mi occorrerebbero ore per arrivare a un livello accettabile. Un'idea molto migliore è trovare qualcuno che è esperto nel design e lasciarlo a loro. Nella mia attività, mantengo le attività in cui sono bravo - scrittura, crescita, analisi dei dati - e esternalizzo il resto.

Per delegare in modo efficiente, assicurati di scegliere la persona giusta per il lavoro. Devono avere tutte le competenze necessarie e dovrebbero essere in grado di fare il lavoro. Sii molto specifico sul prodotto finito (l'output) e fornisci chiare istruzioni dettagliate su come completare l'attività.

Questo suona anche vero nella tua vita personale: investi nel trading dei tuoi soldi per tempo quando il tempo necessario per completare un'attività è più costoso di pagare qualcuno. Questo può significare pulire la casa, stirare i vestiti o persino guidare / trasportare. Lavora sullo sviluppo delle abilità che apprezzi - come cucinare o imparare a programmare - e cercare aiuto per il resto.

Concentrati sul fare ciò che muove l'ago. Delegare il resto.

# 10 La lotta è il processo

Alcuni giorni sono fantastici, alcuni sono buoni, altri sono cattivi. E poi ci sono alcuni giorni in cui tutto è orribile e vuoi solo andare a casa e sdraiarti a fissare il soffitto e chiedersi cosa c'è di sbagliato in te e nella tua vita. Siamo stati tutti lì.

Primo consiglio per i professionisti: quando sei dietro, vai a casa presto. Prenditi del tempo per riposare e tornare energizzato il giorno successivo. A volte il nostro cervello risolve i problemi per noi da solo.

E abbraccia la lotta: questo è lo spazio da cui provengono le scoperte. Se ti concentri sui sistemi, come da regola n. 1, farai progressi a lungo termine. In "The War of Art", Steven Pressfield condivide una piccola pepita:

“Qualcuno una volta ha chiesto a Somerset Maugham se ha scritto su un programma o solo se colpito dall'ispirazione. "Scrivo solo quando l'ispirazione colpisce", ha risposto. "Fortunatamente colpisce ogni mattina alle nove in punto."

E quando finalmente trovi qualcosa che funziona, è un momento magico. Ma nessuno applaudirà. Quindi devi farlo da solo. Impara a goderti le piccole vittorie, che si tratti di 100 nuovi abbonati, che finiscono un piccolo progetto o che trascorrono una giornata davvero produttiva. I premi sono fantastici, ma il viaggio può anche essere fantastico.

La lotta è ciò che ti porta avanti.

Questa storia è pubblicata in The Startup, la più grande pubblicazione sull'imprenditoria di Medium seguita da oltre 340.876 persone.

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