Come evitare che la tua retrospettiva venga dirottata da un dominatore di riunioni

Al di fuori della responsabilità, la partecipazione è una delle maggiori fonti di tensione per le retrospettive. Raccogliere i contributi del team può essere difficile, quindi i facilitatori mescolano i formati, si divertono con le attività "Imposta il palcoscenico", usano l'anonimato e fanno ogni sorta di cose. Spesso a causa di preconcetti, tensioni sociali, mancanza di fiducia nell'impatto della riunione o sprint senza incidenti, generare risposte può essere difficile. Ma che dire di quei tempi in cui non lo è?

Sai di chi sto parlando. Quella persona che ama chattare. Chi ha bisogno di aggiungere i loro due centesimi per ogni argomento. Chi risponde a ogni domanda prima che chiunque possa rispondere. Chi fa sì che la riunione duri a lungo. Chi parla così tanto che il loro contributo rappresenta la maggior parte della discussione e influenza indirettamente i risultati. Il dominatore della riunione. Non è neanche sempre aggressivo. È spesso ben intenzionato e intenzionale. Ma quando devi "parcheggiare" ogni argomento o coprire solo una parte di ciò che avevi pianificato perché l'ora scade, sai che hai un problema. Come li gestisci?

Suggerimenti per il facilitatore

  1. Stabilisci linee guida chiare. Inizia assicurandoti che il team sia consapevole degli obiettivi della riunione: "Tutti dovrebbero partecipare per noi per scoprire veramente le nostre opportunità di miglioramento. Questo è uno spazio sicuro per le critiche costruttive che richiedono un dialogo aperto. Vinciamo tutti come una squadra e falliamo come una squadra. "
  2. Imposta un timer di discussione. Ci sono tutti i tipi di strumenti utili per aiutarti ad automatizzare questo processo. È importante che il team sia a conoscenza del tempo rimasto per discutere un argomento man mano che si verifica la riunione o non si arriva a tutti gli argomenti.
  3. Usa il parcheggio. Se un argomento va ben oltre il tempo di discussione assegnato, crea una cultura degli oggetti di parcheggio per discussioni successive o offline. L'obiettivo non è risolvere tutto quel momento, ma almeno identificarli e portarli in primo piano.
  4. Usa il linguaggio del corpo per navigare nella discussione. Prendi l'abitudine di raddrizzare le spalle e il corpo per affrontare la persona che parla ogni volta e quando hai bisogno di estinguere un dominatore, dirigi il tuo corpo lontano da loro e verso un'altra persona per input.
  5. Dai reazioni neutre. Evita di dare spunti di entusiasmo o incoraggiamento che possano stimolare discussioni inutili. Non dovrebbe essere negativo, devi solo riconoscere la conversazione e andare avanti. A volte un educato "Grazie" può essere altrettanto efficace nel ridurre la rabbia e lasciare che il gruppo vada avanti.
  6. Ricapitolando i punti del dominatore. Senza interromperli o essere maleducati, se noti una ripetizione o un'escursione in un punto, devi assicurarti di preservare l'efficacia e il tempo della riunione. Riconoscere direttamente la persona, riassumere il suo punto e chiedere se qualcun altro ha inserito:
    "Alex, stai dicendo che i prossimi passi dovrebbero essere:
    1) Passare alla preparazione degli arretrati di martedì e
    2) Tenendo standup giornalieri alle 10, giusto?
    Qualcun altro ha un'opinione? "
  7. Rispondi inversamente. Più lungo è l'input, più breve dovrebbe essere la tua risposta e viceversa. Questo vale per le tue reazioni fisiche e verbali.
  8. Prevenire interruzioni. La partecipazione è l'obiettivo e non vogliamo che il team pensi che ci sia una gerarchia di opinioni qui. Mantieni le cose rispettose e assicurati che tutti si sentano ascoltati. Incontrare i dominatori tende ad avere problemi con questo perché sono così ansiosi di contribuire. Permette ad altri - specialmente alle persone che spesso non partecipano molto - di finire il loro pensiero.

Allineando con il dominatore

  1. Chiedi loro di diventare il notatore. Questo è facile e devi farlo all'inizio dell'incontro, ma se sai già che questo è un problema, rendendoli il notatore li incoraggia a incanalare il loro entusiasmo nell'ascolto.
  2. Invitali a preparare le note. Se viene chiesto al dominatore di preparare le note in anticipo, distilleranno i loro punti e li manterranno nitidi perché li costringeranno a rivedere il contenuto. Quindi, se sentono che merita ancora discussione durante l'incontro, sarà più organizzato e conciso.
  3. Collaborare con il dominatore. Se questa è un'abitudine per una persona, prenderei in considerazione di chattare con loro prima del prossimo incontro e chiedere il loro aiuto per coinvolgere persone specifiche. Se tengono a mente che "Oh, dobbiamo far partecipare Sam", concentreranno il loro entusiasmo su quell'obiettivo.
  4. Riconosci il dominatore in privato. Dopo l'incontro, coinvolgi direttamente la persona. Fai sapere loro quanto apprezzi il tuo coinvolgimento, ma ricorda loro che una prospettiva equilibrata sulla squadra è il risultato più importante per questo incontro. Chiedi loro se c'è qualcosa di più o di più profondo di cui hanno bisogno per parlare o se c'è un messaggio che desiderano comunicare in modo specifico a determinate persone e vedere se puoi aiutarci. Se qualcosa di più grande sta succedendo sotto la superficie, dovrebbero sapere che hanno diritto a un aiuto più efficace di una retrospettiva e che sei lì per ascoltare.

In un mondo ideale, questo non sarebbe un problema e tutti parteciperebbero in modo uniforme. Ma non è mai così. Le persone parteciperanno troppo poco o troppo. In entrambi i casi, l'obiettivo è lo stesso: input bilanciati per garantire che il team scopra miglioramenti di apprendimento e azioni per migliorare lo sprint o il progetto successivo. Far deragliare un dominatore può ferire il loro morale e distrarlo da quell'obiettivo. Falli sentire apprezzati e apprezzati per il loro contributo, ma canalizza il loro entusiasmo verso il coinvolgimento dell'intero team.

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