Ecco come farlo in tempo

Perché i ricercatori hanno dimostrato che tutto richiede più tempo di quanto si pensi

Foto di Simon Rae su Unsplash

Il mio compagno di stanza del college ha tirato fuori un sacco di gente tutta la notte.

Era (ed è) una persona brillante, divertente e divertente.

Ma non riuscì mai a capire quanto ci sarebbe voluto per scrivere un documento.

Era una specialista in politiche pubbliche, il che significava scrivere molti documenti. (Ero un maggiore di chimica. Quindi la mia scrittura di carta era limitata all'unica lezione di letteratura inglese che potevo inserire nel mio programma ogni semestre).

Ha dovuto scrivere diversi articoli importanti per semestre per diverse classi. Erano di varia lunghezza e richiedevano un bel po 'di ricerche che dovevano essere fatte in biblioteca. Erano i primi anni '90. Il nostro uso del computer era limitato alla digitazione, a Zork e all'e-mail occasionale.

Ma entro il secondo anno, penseresti che capirà quanto tempo ci vorrebbe per scrivere un documento. Tutti i piccoli compiti che sono stati affrontati. Redazione del foglio. Fare un certo numero di ricerche. Di solito parlava anche con il suo gruppo di studio, prima di scrivere la bozza finale. E poi, andare al laboratorio informatico per aspettare che una stampante stampasse una copia finale era un compito in sé.

Eppure, la sera prima della consegna del giornale, saremmo andati a cena fuori e lei sarebbe stata calma e sicura di sé. Ho quasi finito, direbbe. Dovrebbero volerci solo un'altra ora o due. Quindi ci prenderemo il nostro tempo, chiacchierando con gli amici che incontreremo nella sala da pranzo.

E poi più tardi quella notte, mi ritroverei a provare a dormire nella nostra stanza con le luci accese. Perché stava ancora lavorando su tutto ciò di cui aveva bisogno per farlo. Aveva supposto che ci sarebbe voluto un certo lasso di tempo e aveva sottovalutato. Ancora.

Quasi ogni volta, avrebbe finito il foglio con poco meno di un minuto. Quindi avrebbe affermato che non lo avrebbe mai più fatto. Che avrebbe pianificato meglio, si sarebbe data più libertà. Fino a quando, una o due settimane dopo, mi sarei ritrovato a dormire nella stanza con le luci accese mentre lei accendeva una notte. Ancora.

Pianificazione fallacia

Nel 1979, i professori di psicologia Daniel Kahneman e Amos Tversky proposero per la prima volta l'idea di pianificare l'errore. (Non riesco a trovare il riferimento originale online ma è: Kahneman, Daniel; Tversky, Amos (1979). "Previsione intuitiva: pregiudizi e procedure correttive". Studi TIMS in Scienze gestionali. 12: 313–327.)

L'errore di pianificazione è un fenomeno che quasi tutti sperimentano. E in pratica significa che siamo tutti ottimisti su quanto tempo impiegherà qualcosa. E tutti sottovalutiamo il vero lasso di tempo per completare un progetto o un'attività. Il kicker è che lo facciamo anche se in passato abbiamo svolto questo compito.

Quindi fantastico. Sappiamo tutti che abbiamo un problema. Sottovalutiamo tutti quanto tempo ci vorrà. E ciò può avere un impatto sul nostro lavoro scolastico, sulle nostre attività, sulla nostra vita personale. Può farci arrivare in ritardo agli incontri e non rispettare le scadenze.

Spero di riconoscere che questo è universale impedisce ad alcuni di noi di picchiarci. Per calmare quel monologo interiore di "cosa c'è che non va in me?" Quando ci manca una scadenza. Perché quasi tutti fanno la stessa cosa.

Ma oltre a ciò, c'è qualcosa che possiamo fare? In che modo possiamo contrastare questo fenomeno? Sappiamo di avere un problema, ma qual è la soluzione?

Certo, nessuna soluzione è perfetta. Ma i ricercatori hanno escogitato alcune azioni specifiche che possono aiutare a ridurre l'errore di pianificazione. E ci avvicina alla comprensione dei tempi reali per progetti, obiettivi e attività.

Annota tutte le attività secondarie correlate alle tue attività

Questa è una scivolata comune. Scrivi "termina il rapporto Brodsky". Pensi, quanto potrebbe durare? L'ho già iniziato. Potrei finirlo stamattina.

Ma non ti rendi conto che finire il rapporto significa che devi fare due diverse analisi del prodotto. E fissare un incontro con il team di marketing per parlare dei loro input. E sono fuori città per i prossimi 2 giorni.

Quindi potrebbe sembrare che "finisci il rapporto Brodsky" non ci vorrà molto tempo, perché l'hai già avviato. Ma la verità è che mancano ancora diverse ore di lavoro che potrebbero dover svolgersi per diversi giorni.

Quando si sottovaluta il numero di attività, si sottostima il tempo impiegato dall'intero progetto.

Forsyth & Burt hanno fatto uno studio su questo nel 2008. Il loro lavoro ha dimostrato che suddividere un progetto in sotto-compiti e stimare il tempo impiegato da ogni singola parte può aiutare a contrastare l'errore di pianificazione. Lo chiamano l'effetto di segmentazione.

l'effetto di segmentazione sembra essere un modo per aumentare significativamente il tempo assegnato alle attività, e quindi ... ridurre la possibilità di pianificare l'errore ...

A parte i risultati dello studio, hanno notato un altro fenomeno interessante. La maggior parte dei pianificatori e dei sistemi di gestione del tempo consiglia di suddividere i progetti in attività più piccole. Ma poche persone lo fanno davvero.

Suddividere i progetti in piccoli compiti può rendere le tempistiche molto più precise. Impostare scadenze realistiche o renderti più consapevole di quanto tempo impiegherà effettivamente un progetto. E darti un vantaggio su tutte le altre persone che sanno che dovrebbero farlo, ma non lo fanno.

Tieni traccia di quanto tempo ci vorrà per fare stime più realistiche in futuro

Molte ricerche si sono concentrate su come guardare indietro per aiutare le persone a prevedere quando saranno completati i compiti futuri.

Ma non è così semplice come sperano gli psicologi.

Si scopre che non siamo così precisi con i nostri piani futuri e non abbiamo nemmeno un grande ricordo di quanto tempo ci sia voluto in passato.

Quindi dobbiamo fare affidamento su informazioni imparziali. Non i nostri ricordi ottimisti.

Uno studio di Roy, Mitten e Christenfeld nel 2008 ha fornito una possibile soluzione. Gli psicologi hanno cercato di fornire una guida tangibile. Per vedere se migliorerebbe la capacità delle persone di prevedere quanto tempo impiegherebbe qualcosa.

Lo ha fatto.

Dare un feedback reale: scrivere un documento richiede 2 ore o contare questo barattolo di fagioli richiede 20 minuti, migliorando la capacità delle persone di prevedere. Dal documento Roy, et al:

i risultati indicano che, quando prevedono la durata, le persone fanno bene quando non si basano sulla memoria della durata dell'attività passata ma piuttosto su misure della durata effettiva, sia proprie che di altri.

Dobbiamo misurare oggettivamente il tempo necessario per le cose.

Per impostare un timer e tenere traccia del tempo necessario per scrivere un documento. O fai le nostre tasse. Oppure finisci un rapporto TPS. Tieni traccia del più accuratamente possibile e poi scrivilo per riferimento futuro.

Quindi, quando è il momento di scrivere un altro documento o fare le nostre tasse, non dobbiamo fare affidamento sulla memoria per dirci quanto tempo ci vorrà. Possiamo visualizzare l'effettivo tempo impiegato. E usalo per capire quanto tempo ci vorrà la prossima volta.

Comprendi quanto tempo hai effettivamente nella tua giornata

Prima di impegnarti a fare qualsiasi tipo di lavoro, progetto o attività in un giorno. Scopri quanto tempo devi effettivamente svolgere il lavoro.

Alla fine della giornata di martedì, potresti dire a te stesso che domani riceverai il rapporto Brodsky, senza sudore. E poi ti metti al lavoro mercoledì e ti accorgi che sei in riunione per gran parte della giornata.

Questa è un'altra versione dell'errore di pianificazione: credere di avere più tempo della tua giornata di te.

Quindi se stai lavorando o stai creando una scadenza per un progetto, guarda il tuo calendario e vedi quanto tempo nella tua giornata è pieno di non negoziabili. Un incontro con il tuo capo. Tempo di pendolarismo. Un appuntamento dal medico che dovevi programmare con 2 mesi di anticipo.

Di solito ci saranno pezzi di tempo nella tua giornata che devono essere dedicati ad altre attività. Scopri cosa e quando sono. Da lì puoi determinare quanto tempo devi effettivamente lavorare sul tuo progetto o attività. E crea un piano più realistico per fare le cose.

C'è conforto nel sapere che quasi tutti sono ottimisti riguardo al tempo. Che non siamo soli nella lotta contro le scadenze.

Ma ci sono alcuni trucchi per aiutarci ad avvicinarci a farlo in tempo.

Siamo in grado di tenere traccia di tutte le attività secondarie e di quanto tempo hanno effettivamente impiegato le cose in passato. E poi vedi quanto tempo abbiamo in un giorno o una settimana. E prova a pianificare un percorso più realistico verso il completamento.

Non sarà esattamente giusto. Ci saranno passi falsi. Ma può avvicinarci.

Il progresso non la perfezione in tutte le cose.

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